Privacyverklaring

Golf Cabrioletclub Nederland hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarom, en welke rechten je hebt. We gaan zorgvuldig met je gegevens om en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Laatst bijgewerkt: oktober 2026

Wie zijn wij?

Golf Cabrioletclub Nederland is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Heb je vragen of wil je gebruikmaken van je rechten? Neem contact op met het secretariaat via secretaris@golfcabrioletclub.nl.

Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je relatie met de club verwerken we de volgende gegevens:

• Ledenadministratie: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, lidnummer en gegevens over je Golf Cabriolet (zoals type en bouwjaar). Je geboortedatum vragen we zodat clubgenoten je op je verjaardag kunnen feliciteren. Andere leden zien in het portaal alleen je naam en de dag waarop je jarig bent, nooit je geboortejaar of leeftijd, en dat kun je uitzetten bij Mijn gegevens. Het bestuur ziet bij een rit ook wie de jongste en oudste deelnemer is.
• Evenementen: je inschrijvingen, het aantal personen en eventuele opmerkingen.
• Bestellingen: naam, contact- en afleveradres bij een bestelling van clubartikelen.
• Betalingen: gegevens over contributie, inschrijfgeld en bestellingen, en de status van online betalingen.
• Foto's: foto's die tijdens clubevenementen worden gemaakt en in het (afgeschermde) ledenportaal worden gedeeld, en foto's bij je advertenties op de marktplaats. Die zijn alleen voor ingelogde leden te zien. Foto's die op de openbare website komen, zoals van het bestuur, slaan we op zonder de locatie en het tijdstip waarop ze gemaakt zijn.
• WhatsApp-groepen: of en wanneer je in het portaal op een uitnodiging voor een appgroep hebt gedrukt, en of het bestuur heeft vastgesteld dat je in de ledengroep zit. Zie WhatsApp-groepen hieronder.
• Website en portaal: technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken en te beveiligen, zoals je IP-adres in serverlogboeken.

Waarom verwerken we deze gegevens?

• Om je lidmaatschap uit te voeren en te beheren (uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst).
• Om evenementen, tourritten en bestellingen te organiseren en af te handelen.
• Om contributie en betalingen te innen en te administreren.
• Om met je te communiceren over de club (bevestigingen, herinneringen en de nieuwsbrief).
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht.

Foto's van evenementen delen we op basis van het verenigingsbelang binnen het afgeschermde ledenportaal. Wil je niet dat een foto van jou wordt geplaatst? Laat het ons weten, dan verwijderen we deze.

Delen met anderen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die ons helpen de club te laten draaien, en uitsluitend voor de hierboven genoemde doelen:

• Mollie — voor het afhandelen van online betalingen (iDEAL).
• Microsoft 365 — voor het verzenden van e-mail vanuit de club.
• Onze hostingpartij — voor het draaien en beveiligen van de website en het ledenportaal.
• RDW — bij het aanmelden als lid of gast controleren we via de openbare gegevens van de RDW of het kenteken bij een Golf Cabriolet hoort. Daarbij sturen we alleen het kenteken mee, geen naam of andere gegevens.

Lettertypen en opmaak van andere diensten. De website en het portaal halen lettertypen en opmaakbestanden op bij Google Fonts, cdnjs (Cloudflare), jsDelivr en unpkg, en kaarten bij OpenStreetMap. Je browser haalt die bestanden zelf op, en daarbij ziet zo'n dienst je IP-adres en welke browser je gebruikt. Wij sturen die diensten geen andere gegevens over je, en ze plaatsen via onze site geen cookies. Google kan deze gegevens buiten de Europese Unie verwerken. De programmacode van de site zelf staat op onze eigen server.

De WhatsApp-groepen van de club staan hier bewust niet tussen: daar sturen wij geen gegevens naartoe. Je meldt je daar zelf aan met je eigen WhatsApp-account. Zie WhatsApp-groepen.

Met deze partijen zijn (waar van toepassing) verwerkersovereenkomsten gesloten. We verstrekken geen gegevens aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte zonder passende waarborgen.

Aanmelden als lid

Meld je je aan met een e-mailadres dat al bij ons bekend is, bijvoorbeeld omdat je eerder lid was of er al een aanmelding openstaat, dan veranderen we eerst niets. We sturen dan een mail naar dat adres met de vraag of jij het was. Pas als je op de link in die mail klikt, werken we je gegevens bij. Zo kan niemand anders met jouw e-mailadres je gegevens aanpassen. Klik je niet, dan gooien we de ingevulde gegevens na zeven dagen weg.

De deelnemerslijst voor een rit

Wie een rit namens de club begeleidt, kan uit het ledenportaal een deelnemerslijst op papier uitdraaien: het roadbook. Daarmee vink je bij de start af wie er is, ook als het portaal het op dat moment niet doet. Op die lijst staan je naam, het aantal personen, je kenteken met het type auto en wat je bij het inschrijven hebt gekozen. Je telefoonnummer staat er alleen op als een bestuurslid dat de ledenadministratie beheert daar bewust voor kiest, om je onderweg te kunnen bereiken. Een begeleider die alleen de evenementen beheert, kan geen telefoonnummers meenemen.

De opmerking die je bij het inschrijven geeft, staat er nooit op. Daarin staat soms iets over je gezondheid, zoals een allergie, en dat blijft in het portaal. Alleen het bestuur kan het daar zien.

Alleen bestuursleden die de evenementen beheren kunnen het roadbook maken. Op elke pagina staat wie hem heeft uitgedraaid. In het portaal leggen we vast wie dat deed en wanneer, en dat bewaren we twaalf maanden. Wie het roadbook maakt, mag het alleen voor die rit gebruiken, stuurt het niet door en vernietigt het na de rit.

Je toegangsbewijs

Na je inschrijving krijg je een link naar je toegangsbewijs, met je naam en een QR-code voor het inchecken. Een week na de rit toont die link alleen nog dat de rit voorbij is, zonder je naam, kenteken of QR-code. Wordt een mail met die link doorgestuurd, dan is daar na die week niets meer over jou op te zien.

Meerijden als gast

Rijd je als gast mee zonder lid te zijn, dan vragen we je naam, e-mailadres, kenteken en het aantal personen. Die gebruiken we om je in te schrijven, je betaling af te handelen en je je toegangsbewijs te sturen.

Meerijden als gast is bedoeld als kennismaking; het bestuur stelt in hoe vaak per jaar dat kan. Daarom kijken we bij het inschrijven hoe vaak je dat jaar al als gast mee bent geweest. We herkennen je daarbij aan je e-mailadres of kenteken. Die gegevens gebruiken we hiervoor alleen binnen de club, op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Je naam, e-mailadres en kenteken bewaren we één jaar na de rit. Daarna worden ze automatisch gewist; alleen wat de financiële administratie nodig heeft (het aantal personen en het betaalde bedrag) blijft staan, zonder je gegevens erbij.

Een paar dagen na de rit sturen we je één keer een mail over lid worden. Die staat bij het inschrijven standaard aan; wil je hem niet, zet het vinkje dan uit. De link in die mail opent het aanmeldformulier met je naam, e-mailadres en kenteken alvast ingevuld. Die gegevens staan niet in de link zelf, en de link werkt maar een beperkte tijd.

WhatsApp-groepen

De club heeft een WhatsApp-community voor leden, en per rit soms een aparte groep waar ook introducés en gasten in zitten. Meedoen is vrijwillig. Het portaal deelt alleen de uitnodiging; je drukt zelf op de knop, en zonder die handeling kom je nergens in — WhatsApp staat het ook niet toe dat iemand je zomaar aan een groep toevoegt.

Houd er rekening mee dat deelnemers in een WhatsApp-groep elkaars telefoonnummer zien. Dat hoort bij hoe WhatsApp werkt en daar kunnen wij als club niets aan veranderen. Bij een groep rond een rit zitten dat ook mensen die geen lid zijn. Wil je dat liever niet, doe dan niet mee: je mist er niets mee, want alles wat er werkelijk toe doet staat in het ledenportaal en dat blijft zo.

De groepen zelf draaien bij WhatsApp (Meta) en niet bij ons. Wij sturen geen ledengegevens naar WhatsApp: je meldt je aan met je eigen account. Wat WhatsApp daarnaast met je gegevens doet, valt onder het privacybeleid van WhatsApp. Berichten die in een groep worden gestuurd komen niet in het ledenportaal terecht en worden door de club niet bewaard.

In het portaal leggen we hierover twee dingen vast. Ten eerste wanneer je voor het laatst op de uitnodigingsknop hebt gedrukt — dat is nodig om je de uitnodiging niet te blijven voorhouden nadat je hem hebt gevolgd. Dat zegt overigens niet dat je ook daadwerkelijk in de groep zit; dat kan het portaal niet weten. Ten tweede kan een bestuurslid noteren wat het zelf in de deelnemerslijst van de groep ziet, zodat bij een opzegging niemand vergeten wordt.

Zeg je je lidmaatschap op, dan haalt het bestuur je uit de ledencommunity; het portaal houdt daarvoor een lijstje bij. Zodra dat is gebeurd wordt vastgelegd dát je bent verwijderd en wanneer — dat is nodig om het niet nog eens te doen of juist te vergeten — en verdwijnt de datum waarop je ooit op de uitnodiging drukte. Wil je helemaal niet benaderd worden over WhatsApp, zet dan bij Mijn gegevens het vinkje Ik gebruik geen WhatsApp aan.

Cookies

Deze website gebruikt alleen functionele cookies die noodzakelijk zijn om de site en het ledenportaal te laten werken en te beveiligen (bijvoorbeeld om je ingelogd te houden en formulieren te beveiligen). We plaatsen geen tracking-, analyse- of advertentiecookies en volgen je niet over andere websites. Voor deze functionele cookies is geen toestemming vereist.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig. Eindigt je lidmaatschap, dan ruimt het ledenportaal op de dag dat je opzegging ingaat automatisch op wat daarna geen doel meer heeft: je adres, je telefoonnummers, je geboortedatum, de naam van je partner, je profielfoto, de gegevens van je auto's, je advertenties op de marktplaats met de gesprekken die erbij horen, en je inloggegevens (wachtwoord, tweefactor en passkeys). Inloggen kan daarna niet meer.

Wat wél bewaard blijft: je naam, je lidnummer en de periode waarin je lid was — dat is de verenigingshistorie, en daardoor krijg je je vertrouwde lidnummer terug als je ooit opnieuw lid wordt. Ook je e-mailadres blijft bewaard, zodat we je nog kunnen bereiken over een lopende betaling. Voor de financiële administratie — betalingen, contributie, bestellingen en terugbetalingen — geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.

Om misbruik te kunnen vaststellen legt het ledenportaal vast wie welke gegevens wanneer heeft ingezien of gewijzigd (een logboek). Regels die met beveiliging te maken hebben — zoals in- en uitloggen, wijzigingen in rechten en het downloaden van ledengegevens — bewaren we twaalf maanden; overige logregels zes maanden. Daarna worden ze automatisch verwijderd. Wachtwoorden en beveiligingssleutels worden nooit in dit logboek opgeslagen.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatig gebruik. Het ledenportaal is afgeschermd met een persoonlijk account, gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen en de toegang is beperkt tot bestuursleden die deze nodig hebben.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen;
• bezwaar te maken tegen de verwerking of deze te laten beperken;
• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen;
• gegeven toestemming (bijvoorbeeld voor foto's) weer in te trekken.

Stuur je verzoek naar secretaris@golfcabrioletclub.nl. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.